Ezamiyyənin sənədləşdirilməsi: ümumi müddəalar

posted in: Xəbər | 0

Ezamiyyət nədir?

İşçi işəgötürən tərəfindən xidməti tapşırığın icrası məqsədilə daimi iş yerindən digər yerə ezamiyyəyə göndərilə bilər. Ezamiyyətə yalnız əmək müqaviləsi ilə işləyən işçi göndərilir.  Lakin elə işçilər də var ki, onların işi daimi olaraq yolda keçir, gediş- gəliş xarakteri daşıyır. Həmin işçilər üçün bu xidməti ezamiyyət hesab olunmur. Ezamiyyətin iki növü var:

  • daxili;

  • xarici

Hər iki halda ezamiyyənin sənədləşdirilməsi zəruridir.

Tabeçiliyə görə yuxarı təşkilat sayılan struktur vahidlərinə işçilərin ezam olunması bu hallarda həyata keçirilə bilər:

  • qarşılıqlı razılaşmaya uyğun;

  • yuxarı təşkilatın dəvəti ilə.

Daimi işi yolda keçən və gediş – gəliş xarakteri daşıyan, növbə (vaxta) metodu ilə işləyən və çöl şəraitində çalışan (gündəlik iş vaxtı başa çatdıqdan sonra öz daimi yaşayış yerinə qayıtmaq imkanı olmayan) işçilərin xidməti gedişi ezamiyyə sayılmır.

Ezam olunma müddətində işçinin əsas iş yeri (vəzifəsi) və orta əmək haqqı saxlanılır. Əvəzçilik əsasında işləyən işçinin orta əmək haqqı onu ezam edən təşkilatda saxlanılır. İşçi hər iki iş yeri üzrə ezamiyyəyə eyni vaxtda göndərilərsə, onun orta əmək haqqı hər iki iş yerində saxlanılır. Ezamiyyənin sənədləşdirilməsi zamanı xərclərin təşkilatlar arasında bölünməsi nəzərə alınmalıdır.

Biznes hesabi

Ezamiyyə zamanı ilk növbədə bütün lazımi sənədlər hazırlanmalıdır. Sənədlərin tərkibi AR Maliyyə Nazirliyinin “İşçilərin Ezamiyyə Qaydaları” əsasında tənzimlənir.

Ezamiyyə əmri

İşçinin ezam olunmasına təşkilatın (təşkilatların) rəhbərləri müstəqil qərar verir və ezamiyyə əmrlə rəsmiləşdirilir. Ezamiyyə əmri olmadan işçinin ezam olunması qanuna ziddir və buna görə işəgötürən məsuliyyət daşıyır. Əmrdə aşağıdakı məlumatlar qeyd olunmalıdır:

  • ad, soyad;
  • işçinin vəzifəsi;
  • ezamiyyənin təyinatı;
  • işçinin ezam olunduğu yer;
  • ezamiyyət günlərinin sayı və s.

Ezamiyyə xərclərini həm işçini ezam edən müəssisə, həm də dəvət edən tərəf ödəyə bilər. Xərcləri maliyyələşdirən tərəf haqqında məlumatlar əmrdə öz əksini tapmalıdır. Ezamiyyənin sənədləşdirilməsi prosesini başlamaq üçün ezam olunacaq işçi müəyyən olunur. Lakin nəzərə almaq lazımdır ki, bəzi işçilərin ezam olunması qanuna əsasən yolverilməzdir. Bu barədə “Xidməti ezamiyyət və ondan istifadə adlı məqalədən məlumat əldə etmək olar.

İşçi əmrlə tanış olmalı, bunu təsdiqləməlidir. Ezamiyyət əmri daxili sənəd hesab olunduğu üçün möhür vurulması tələb olunmur.

Əmr bir nüsxədə hazırlanır. Əmrin arxivdə saxlanma müddəti 5 ildir.

Ezamiyyə vəsiqəsi

Ezamiyyənin sənədləşdirilməsi prosesində növbəti addım uyğun şöbə (mühasibatlıq, insan resursları, yaxud bunun həvalə olunduğu şöbə yaxud əməkdaş) tərəfindən işəgötürənin əmri əsasında işçiyə ezamiyyə vəsiqəsi verməlidir. Daxili ezamiyyətlərdə vəsiqədə:

  • respublika ərazisində işçinin ezam olunduğu yerə gəlməsi və geri qayıtması;
  • həmçinin, ezamiyyət yerində olduğu faktiki müddət barədə məlumatlar qeyd edilir.

Bu qeydlər zəruri hallarda möhürlə təsdiqlənir. Əgər işçi fərqli məntəqələrə ezamiyyətə göndərilərsə, bu zaman hər bir məntəqə üzrə gəlib-getmə günləri barədə qeydlərin  ayrı-ayrılıqda aparılması tələb olunur. Respublikadan kənar ezamiyyənin sənədləşdirilməsi zamanı verilmiş əmrlə yanaşı  ölkədən giriş-çıxış haqqında pasportda (yaxud pasportu əvəz edən sənəd) səlahiyyətli orqanların apardığı qeydlər əsas götürülür. Həmin sənədlərdə heç bir qeyd aparılmadığı halda işçiyə ezamiyyə vəsiqəsinin verilməsi təmin edilməlidir (ingilis dilində tərtib edilmiş variant). Ezamiyyə vəsiqəsinin formasına buradan baxmaq mümkündür. O, bir nüsxədə hazırlanaraq arxivdə 5 il müddətinə saxlanılır.

Ezamiyyə üçün verilən pul avansı

Ezamiyyətdə olan işçinin bir sıra xərcləri yarandığına görə ona ezamiyyət müddətinə uyğun pul avansı verilir. Pul avansı ezamiyyə xərclərinin 1 günlük normasına uyğun hesablanmış ezamiyyə xərclərindən, habelə nəqliyyat xərclərindən ibarətdir.

Ezamiyyə xərclərinə:

  • gündəlik xərclər;
  • mehmanxana;
  • şəhər daxili nəqliyyat;
  • rabitə və s. bu kimi xərclər aiddir.

Nəqliyyat xərcləri:

  • ezamiyyət yerinə getmək-qayıtmaq,
  • ölkədaxili nəqliyyat xərcləri (taksi xərci istisna olmaqla, yaşayış məntəqəsindən kənarda yerləşən vağzala, limana (bərəyə), təyyarə meydanına getmək;
  • ölkə ərazisində digər məntəqələrə getmək üçün xərclər daxildir.

Xərclərin ezamiyyənin sənədləşdirilməsi zamanı qanunun tələblərinə uyğun aparılması vacibdir. Bu yoxlamalar zamanı əlavə problemlərdən qaçmağa kömək edər.

Bu xərclərə nəqliyyatda sərnişinlərin icbari sığorta üzrə tədiyyələri,  qabaqcadan bilet satışı xidmətin ödənilməsi, qatarlarda yatacaq ləvazimatları üçün xərclər də aiddir. Nəqliyyat xərclərinin ödənilməsi üçün təsdiqedici sənədlərin olması vacibdir. Təsdiqedici sənədlər itirilərsə bileti satmış təşkilatın rəsmi arayışı ödəniş üçün əsas götürülür.

Avans hesabatı

İşçi ezamiyyətdən geri  döndükdən  sonra  xərclənən  vəsaitin məbləği barədə avans hesabatını hazırlayır. Həmin hesabatın təqdim edilmə müddəti 3 gündən artıq olmamalıdır. Ezamiyyə vəsiqəsi, xarici ölkələrə ezamiyyələr zamanı isə pasport yaxud onu əvəz edən sənəddə ölkədən çıxmaq, ölkəyə qayıtmaq barədə səlahiyyətli orqanlar tərəfindən edilən müvafiq qeydin surəti, nəqliyyat xərclərini təsdiq edən sənədlər avans hesabatına əlavə edir. Avans hesabatının düzgün tərtib edilməsi ezamiyyənin sənədləşdirilməsi, xərclərin uyğun maddələr üzrə uçota alınması üçün zəruridir.

Avans hesabatı – hesabat üçün alınan məbləğləri, əslində çəkilmiş xərcləri, hesabat məbləğlərinin balansını və ya onların köçürülməsini göstərən hesabat, onu verən şəxslər tərəfindən tərtib edilmiş və verilmiş standart forma sənədidir.

Ezamiyyə xərcləri (nəqliyyat xərcləri istisna olmaqla) norması həddində verilən pul avansı işçi tərəfindən tam xərclənməyə bilər. Bu halda işçidən heç bir təsdiqedici sənəd tələb olunmur və həmin hissə geri ödənmir. Əgər avans ezamiyyə xərcləri normasından çox hesablanmış olarsa, artıq verilən məbləğ işçidən tutula bilər. Avans hesabatının düzgünlüyü müəssisənin mühasibi tərəfindən yoxlanılır, müəssisə rəhbəri, yaxud da səlahiyyətli şəxs tərəfindən təsdiqlənir. Avans hesabatının forması (Forma № 1 AH) Nazirlər Kabinetinin 20.09.2020-ci il tarixli 365 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş “Vergi ödəyicilərində nağd pul vəsaitinin uçotu və kassa əməliyyatlarının aparılması qaydası” ilə müəyyən olunub. Hesabatın formasını buradan yükləmək olar.

Avans hesabatının da arxivdə saxlanma müddəti 5 ildən ibarətdir.

Ezamiyyə kitabı

Təşkilatlarda ezam olunan işçilərin qeydiyyatının aparıldığı ezamiyyət kitabı tərtib edilir. Həmin kitabda ezam olunan  işçinin:

  • ad, soyadı;
  • tutduğu vəzifə;
  • şəxsiyyəti təsdiq edən sənədin (yaxud ezamiyyə vəsiqəsinin) nömrəsi;
  • ezam olunduğu təşkilat;
  • aldığı avans məbləğ qeyd olunur.

Ezamiyyət kitabının vərəqinin nümunəvi formasını buradan yükləmək olar. Ezamiyyət kitabının  saxlanma müddəti 5 ildir.

Ezamiyyənin sənədləşdirilməsi prosesində yuxarıda sadalanan etapların hər biri önəmlidir. Bu xərclərin uçotunun düzgün aparılması, ezamiyyə xərclərinə nəzarət edilməsi üçün vacibdir.