Kadr uçotunun aparılmasının təşkili: işəgötürənlər üçün 4 əsas model və praktiki bələdçi

Kadr uçotu nədir və niyə hər bir müəssisə üçün vacibdir?

Müasir biznes mühitində şirkətlərin dayanıqlı fəaliyyəti və hüquqi təhlükəsizliyi insan resurslarının düzgün idarə olunmasından birbaşa asılıdır. “Kadrlar hər şeyi həll edir!” prinsipindən yola çıxaraq qeyd etmək olar ki, işçi heyəti müəssisənin əsas dəyəri və hərəkətverici qüvvəsidir. Lakin bu resursdan istifadə edərkən əmək münasibətlərinin Azərbaycan Respublikasının Əmək Məcəlləsinə və normativ-hüquqi aktlarına tam uyğun rəsmiləşdirilməsi tələb olunur.

Kadr uçotu — işəgötürən ilə işçi arasında əmək münasibətlərinin başlanmasından (işə qəbul) bitməsinə (xitam) qədər bütün mərhələlərin hüquqi, təşkilati və rəqəmsal müstəvidə sənədləşdirilməsi prosesidir.

Müəssisənin ştat sayından və ya təşkilati-hüquqi formasından (MMC, ASC və s.) asılı olmayaraq, kadr kargüzarlığının aparılması qanunvericiliklə müəyyən edilmiş məcburi öhdəlikdir.

Savadlı təşkil edilmiş kadr uçotu yalnız kağız üzərində sənəd toplamaq deyil, şirkəti mümkün maliyyə sanksiyalarından, dövlət orqanlarının (Dövlət Əmək Müfəttişliyi Xidməti, Dövlət Vergi Xidməti) yoxlama cərimələrindən və əməkdaşlarla yarana biləcək hüquqi mübahisələrdən qoruyan sipərdir.

Müəssisədə kadr uçotuna daxil olan əsas tədbirlər və sənəd dövriyyəsi

Kadr kargüzarlığı kompleks yanaşma tələb edir. Düzgün qurulmuş kadr uçotunda aşağıdakı əsas istiqamətlər üzrə davamlı iş aparılmalıdır:

• Əmək müqavilələrinin bağlaması və rəqəmsallaşdırılması: Əmək müqavilələrinin və əlavə sazişlərin tərtib edilməsi, onların e-gov portalında (ƏMAS – Əmək və Məşğulluq Alt Sistemi) vaxtında qeydiyyata alınması.
• Ştat cədvəlinin və daxili intizam qaydalarının formalaşdırılması: Şirkətin strukturuna müvafiq ştat cədvəlinin, daxili əmək intizamı qaydalarının və vəzifə təlimatlarının hazırlanması.
• İş vaxtının uçotu (tabel aparılması): İşçilərin faktiki iş saatlarının, ilboyu davamiyyətinin, gecə növbələrinin və aşkar olunmuş artıq iş saatlarının xüsusi cədvəllərdə uçota alınması.
• Məzuniyyət və ezamiyyət idarəetməsi: İllik məzuniyyət qrafiklərinin tərtibi, məzuniyyət və ezamiyyət əmrlərinin, müvafiq hesablamaların aparılması.
• Şəxsi işlərin formalaşdırılması: Hər bir əməkdaş üçün fərdi kadr vərəqlərinin, şəxsi iş qovluqlarının tərtibi və konfidentsial məlumatların qorunması.

Mütləq mövcud olmalı baza kadr sənədləri:

• təşkilatın ştat cədvəli;
• bağlanmış əmək müqavilələri və ƏMAS bildirişləri;
• işçilərin fərdi şəxsi vərəqlər;
• daxili əmək intizamı qaydaları;
• illik məzuniyyət qrafiki;
• əmək kitabçaları və onların hərəkəti uçotu kitabı (əmək kitabçası tələb olunan təşkilatıarda);
• kadr əmrləri (işə qəbul, xitam, ezamiyyət, intizam tənbehi, mükafatlandırma).

Kadr uçotunun aparılmasını necə təşkil etməli?

İşəgötürənlər müəssisə daxilində kadr uçotunun aparılmasını müxtəlif yollarla təşkil edə bilərlər. Təcrübədə ən çox istifadə olunan 4 modelin müsbət və mənfi tərəflərini təhlil edək:

Model 1: Ştatda daxili HR / Kadr mütəxəssisi saxlamaq

Bu modeldə şirkət öz daxilində tamştatlı kadrlar üzrə mütəxəssis və ya kadrlar şöbəsi formalaşdırır.

• Müsbət tərəfləri: Mütəxəssis daim ofisdə olur, şirkətin daxili korporativ mədəniyyətini yaxından tanıyır, operativ tapşırıqları dərhal icra edir.
• Mənfi tərəfləri: İnsan resurslarının saxlanması baha başa gəlir (əməkhaqqı, vergilər, sosial sığorta, iş yeri təchizatı, 1C proqram təminatı xərcləri). Bundan əlavə, kadr mütəxəssisi əmək məzuniyyətinə və ya xəstəlik vərəqəsinə əsasən sosial məzuniyyətə çıxdıqda işlərdə durğunluq yaranır.

Model 2: Fərdi (kənar) frilans mütəxəssisə həvalə etmək

Kadr işlərinin müqavilə və ya şifahi razılaşma ilə kənar frilans kadr mütəxəssisinə etibar edilməsi.

• Müsbət tərəfləri: Daxili mütəxəssislə müqayisədə xidmət haqqı daha aşağıdır.
• Mənfi tərəfləri: Ən böyük risk məsuliyyətsizlikdir. Kənar mütəxəssis buraxdığı səhvlərə və ya yoxlama zamanı yaranacaq cərimələrə görə maliyyə məsuliyyəti daşımır. Eyni zamanda konfidentsial kadr məlumatlarının sızması riski böyükdür.

Model 3: Kadr işini mühasibə və ya katibəyə tapşırmaq

Xüsusilə kiçik bizneslərdə xərclərdən qaçmaq üçün kadr sənədləşməsi mühasibə və ya referentə (katibəyə) əlavə öhdəlik kimi verilir.

• Müsbət tərəfləri: Əlavə kadr işə götürməyə ehtiyac qalmır, ilkin mərhələdə xərclər minimum olur.
• Mənfi tərəfləri: Yüksək riskli yanaşmadır. Mühasiblər əsasən vergi və əməkhaqqı hesablamalarına diqqət yetirirlər, əmək qanunvericiliyinin spesifik kadr tələblərini gözərdən qaçıra bilərlər. Katibələr isə hüquqi biliklərə malik olmadıqları üçün sənədləşmədə kobud səhvlərə yol verirlər ki, bu da sonradan böyük cərimələrlə nəticələnir.

Model 4: Kadr uçotunun autsorsinq şirkətlərinə həvalə edilməsi

Kadr kargüzarlığının tam şəkildə ixtisaslaşmış peşəkar konsaltinq şirkətinə ötürülməsi.

• Müsbət tərəfləri: Maliyyəyə qənaət (ştatlı işçi saxlamaqdan 50-70% daha optimaldır), rəsmi zəmanət və məsuliyyət (autsorsinq şirkəti imzalanan rəsmi müqaviləyə əsasən buraxdığı xətalara görə hüquqi və maliyyə məsuliyyəti daşıyır), fasiləsizlik (xidmət fərdi şəxsdən deyil, peşəkar komandadan alındığı üçün iş heç vaxt dayanmır) .
• Mənfi tərəfləri: Düzgün və etibarlı partner şirkətin seçilməsi tələb olunur.

Kadr uçotunun aparılması üzrə müqayisəli analiz cədvəli

İşəgötürənlərin kadr uçotunda ən çox yol verdiyi səhvlər

Təcrübə göstərir ki, kadr kargüzarlığında buraxılan kiçik görünən diqqətsizliklər böyük inzibati sanksiyalara səbəb olur:

• ƏMAS bildirişinin vaxtında vurulmaması: İşçi işə başlamazdan öncə elektron sistemdə bildiriş təsdiqlənməlidir. Əks halda bu, qanunsuz işçi çalışdırılması kimi qiymətləndirilir, İnzibati Xətalar Məcəlləsinin Məcəlləyə 192-ci maddəsi üzrə 2000 – 25000 manat arası cərimə oluna bilər.
• Vəzifə təlimatlarının olmaması: İşçinin öhdəlikləri dəqiq yazılmadıqda, gələcəkdə işdən azad etmə və ya intizam tənbehi zamanı məhkəmə işəgötürənin əleyhinə qərar çıxarır.
• Tabel uçotunun formal aparılması: İş vaxtının faktiki saatlarının qeyd edilməməsi əməkhaqqı və artıq iş saatı hesablamalarında vergi auditi zamanı ciddi problemlər yaradır.
• Məzuniyyət günlərinin toplanması: İstifadə edilməyən məzuniyyətlərin illərlə yığılıb qalması və vaxtında kompensasiya edilməməsi daxili narazılığa və sanksiyalara gətirib çıxarır.

Peşəkar Həll – Accounting.Az MMC ilə risqsiz kadr idarəetməsi

Kadr uçotunun aparılması yalnız cari sənədləşmə deyil, şirkətinizin daxili dayanıqlıq strategiyasıdır. Muhasibat.Az olaraq, oxucularımıza kadr kargüzarlığının təşkili və aparılması sahəsində ölkənin aparıcı konsaltinq brendlərindən biri olan Accounting.Az MMC-nin xidmətlərini tövsiyə edirik.

Niyə Accounting.Az MMC?

• Beynəlxalq standartlar: Şirkət dünya üzrə nüfuzlu “PrimeGlobal” Məsləhətçi və Mühasibat Firmaları Assosiasiyasının rəsmi üzvüdür.
• Kompleks autsorsinq: Kadrların işə qəbulundan xitamına, ƏMAS portali idarəetməsindən 1C baza inteqrasiyasına qədər bütün proses ləngimədən icra olunur.
• Tam məsuliyyət zəmanəti: Göstərilən xidmətlər üzrə yarana biləcək hər bir kadr və hüquqi xətaya görə müqavilə ilə maliyyə cavabdehliyi daşınır.

Tez-tez verilən suallar (FAQ)

Kadr uçotunu autsorsinqə verdikdə şirkət məlumatlarının məxfiliyi necə qorunur?

Xidmət başlamazdan öncə tərəflər arasında hüquqi qüvvəyə malik məxfilik müqaviləsi imzalanır. Bütün fərdi məlumatlar rəqəmsal şifrələnmiş bazalarda saxlanılır.

ƏMAS sistemində əmək müqaviləsi bildirişi nə vaxt göndərilməlidir?

İşçi faktiki olaraq işə başlamazdan ən geci 1 gün öncə elektron bildiriş sistemə daxil edilməli və təsdiqlənməlidir.

Autsorsinq xidmətinin qiyməti necə müəyyən olunur?

Aylıq xidmət haqqı müəssisədəki faktiki ştat vahidlərinin sayına və fəaliyyət sahəsinin mürəkkəbliyinə əsasən fərdi şəkildə hesablanır.

Bizimlə əlaqə

Müəssisənizdə kadr kargüzarlığını qanunvericiliyin son tələblərinə uyğun qurmaq və cərimə risklərini sıfıra endirmək istəyirsiniz? Accounting.Az MMC-dən kadr xidmətlərini sifariş edin.

Telefon: +99412 310 09 29 | +99412 598 37 98

WhatsApp: +99450 225 82 05

E-mail: /