Mühasibatlıqda istifadə edilən sənədlər
Uçot subyektlərinin fəaliyyətində mühüm rol oynayan struktur bölmələrdən biri mühasibat şöbəsidir. Məhz müəssisənin mühasibatlığında sənədlər müxtəlif mərhələlərdən keçir – tərtib edilir, yoxlanılır, imzalanır, sistemləşdirilir, saxlanılır, məhv edilir. Məlumat istifadəçiləri üçün yalnız sənəddəki informasiyaların keyfiyyəti deyil, həm də onların düzgün tərtib edilməsi mühüm rol oynayır. Mühasibatlıqda rəsmiləşdirmə zamanı buraxılmış səhv nəticəsində sənəd qüsurlu olur və hüquqi qüvvəsini itirir.
Bütün təsərrüfat əməliyyatları mühasibat uçotunun aparılması üçün əsas sayılan ilkin uçot sənədlərinin hazırlanması ilə həyata keçirilir, bunun əsasında təşkilat mühasibat uçotunu aparır. Müəssisənin mühasibatlığında istifadə olunan sənədlərlə işi asanlaşdırmaq məqsədi ilə, onları müəyyən meyarlar üzrə təsnif etmək olar;
- əks etdirdiyi məlumatların həcminə görə;
- təyinatına görə;
- təsərrüfat əməliyyatının məzmununa görə;
- istifadə üsuluna görə;
- tərtib olunma yerinə görə;
- keyfiyyətinə görə və s.
Məlumatların həcminə görə sənədlərin təsnifatı
Əks etdirdiyi məlumatların həcminə görə mühasibatlıqda istifadə olunan sənədlər iki qrupa bölünür:
- ilkin uçot sənədləri;
- icmal sənədlər.
İlkin uçot sənədi təsərrüfat əməliyyatının baş verdiyi anda tərtib edilir və həmin əməliyyat haqqında ilkin məlumatları özündə ehtiva edir. Faktura və qaimələr, arayış və aktlar, çıxarışlar belə sənədlərə aiddir.
İcmal sənədlər bir neçə ilkin sənədlərin məlumatlarını ümumiləşdirir. Onlar qanunvericiliyə uyğun rəsmiləşdirilən ilk sənədlərə əsasında tərtib olunur. Bu sənədlərə aşağıdakıları nümunə göstərmək olar:
- materialların dair maddi-məsul şəxslərin hesabatı;
- əməkhaqqı üzrə haqq-hesab ödəmə cədvəlləri və s.
Təyinata görə təsnifat
Müəssisənin mühasibatlığında istifadə edilən sənədləri təyinatına görə aşağıdakılara bölünür:
- inzibati sənədlər sərəncam, fərman, icazə, nəyəsə hüquq verən sənədlər. inzibati sənədlərə əmrlər, fərmanlar, etibarnamələr nümunə göstərilə bilər.
- icraedici sənədlər təsərrüfat əməliyyatın baş verməsini əks etdirir, icra sənədinin tərtibi zamanı tərtib olunur. Belə sənədlər ilkin uçot sənədləri hesab olunur, özündə təsərrüfat əməliyyatı haqqında ilkin məlumatları əks etdirir, məsələn, kassa qəbzlər, hesab-fakturalar, qəbul aktları onlara nümunədir.
- mühasibatlıqda rəsmiyyətə salınan sənədlər sənədlərlə işi asanlaşdırmaq üçün mühasib tərəfindən müəssisənin mühasibatlığında tərtib edilir. Bunlara hesablamalar (məsələn, maya dəyərinin kalkulyasiyası), mədaxili və məxarici üzrə qruplaşdırma cədvəlləri, xərclərin bölüşdürülməsi cədvəlləri nümunə ola bilər.
- birləşdirilmiş (kombinə olunmuşlar) sənədlər özündə inzibati və icra sənədlərinin xüsusiyyətlərini birləşdirir. Belə sənədlərə əməkhaqqı ödənişi cədvəlini, kassa orderlərini, hesab-faktura aiddir.
Təsərrüfat əməliyyatının məzmununa görə
Bu təsnifat üzrə sənədlər aşağıdakılara bölünür:
- pul vəsaitləri ilə əməliyyatları (nağd və nağdsız) əks etdirmək üçün nəzərdə tutulmuş sənədlər, məsələn, kassa sənədləri;
- material axınlarının hərəkətini sənədləşdirmək üçün nəzərdə tutulmuş sənədlər material sənədləri, məsələn, malların təqdim edilməsi qaiməsi;
- mühasibat uçotu subyektinin tərəfdaşlarla hesablaşma münasibətlərini rəsmiləşdirmək üçün istifadə edilən ödəniş sənədləri, məsələn, ödəniş tələbnaməsi.
İstifadə üsuluna görə
İstifadə üsuluna görə sənədlər birdəfəlik və yığma sənədlər kimi növə bölünür. Birdəfəlik sənədlər konkret əməliyyatı və ya eyni vaxtda həyata keçirilən bir neçə əməliyyatı əks etdirmək üçün istifadə olunur. Belə sənədlərə fakturalar, kassa orderləri nümunə göstərilə bilər.
Yığma sənədlər xronoloji ardıcıllıqla toplanmış tez-tez təkrarlanan oxşar məzmunlu birdəfəlik sənədləri özünsə ehtiva edir, məsələn, materialların sərf edilməsinə dair tərtib edilmiş cədvəllər. Bu cür əməliyyatlar yavaş-yavaş müəyyən cədvəllərə, jurnallara yazılır və dövrün sonunda bütün əməliyyatlar üzrə yekun hesablanır.
Tərtib olunma yerinə görə
Hazırlanma yerindən asılı olaraq sənədlər daxili və kənar sənədlərə Daxili sənədlər müəssisənin mühasibatlığında hazırlanır və müəssisə daxili istifadə üçün nəzərdə tutulub, məsələn, avans hesabatları, kassa orderləri. Kənar mühasibatlıq sənədlər tərəfdaş təşkilatlarda hazırlanır, amma bu müəssisənin mühasibatlığında olunur, məsələn yol sənədləri.
Keyfiyyətinə görə mühasibat sənədlərinin təsnifatı
Keyfiyyət göstəricilərinə görə müəssisənin mühasibatlığındakı sənədləri tam və natamam tərtibatlı kimi iki növə ayırmaq olar.
Tam tərtibatlı sənədlər bütün qaydalara uyğun olaraq tərtib edilmiş, bütün rekvizitləri özündə əks etdirir. Belə sənədlər hüquqi qüvvəyə malikdir və təsərrüfat əməliyyatlarının qanuniliyini təsdiq edir.
Natamam tərtibatlı sənədlər qanunvericiliyin tələblərinə cavab vermir və hüquqi qüvvəyə malik deyil.
Mühasibat uçotu sənədlərinin qanunvericiliyə görə təsnifatı
Azərbaycan Respublikasında fəaliyyət göstərən müəssisənin mühasibatlığında istifadə edilən mühasibat uçotu sənədlərini qanunvericiliyin tələblərini almaqla da təsnif etmək olar. “Mühasibat uçotu haqqında” AR Qanunun 2.1.10 maddəsinə görə mühasibat uçotu sənədi dedikdə“- ilkin uçot sənədləri, mühasibat uçotu registrləri, maliyyə hesabatları, habelə uçotun formalaşdırılması üçün tərtib edilən sənədlər” başa düşülür.
| “İlkin uçot sənədləri – maliyyə-təsərrüfat əməliyyatlarının aparılması üçün mühasibat uçotu subyektinin rəhbərinin göstərişini təsdiq edən və ya bu əməliyyatların baş verməsinə hüquq verən, habelə mühasibat uçotunun aparılmasına əsas verən yazılı və ya elektron daşıyıcılarda olan təsdiqedici sənədlərdir.” (“Mühasibat uçotu haqqında” AR Qanunu, maddə 2.1.11) |
İlkin uçot sənədlərinin vahid forması bir qayda olaraq dövlət qurumları tərəfindən müəyyən edilir. Forma özündə bir sıra zəruri rekvizitləri əks etdirməlidi. Rəsmi forma müəyyən edilmədikdə zəruri rekvizitləri əks etdirməklə müəssisə özü onu tərtib edə bilər. Bu zaman diqqət etmək lazımdır ki, aşağıdakı rekvizitlər sənəddə öz əksini tapsın:
- sənədin adı, tarixi;
- uçot subyektinin adı, VÖEN-i
- təsərrüfat əməliyyatının tərkibi, ölçü vahidləri:
- məsul şəxsləri, onların vəzifələri, imzaları.
Hər hansı mütləq rekvizitin olmaması, sənədin mühasibatlıqda uyğun yazılış aparılması üçün sübut kimi gücünü itirilməsinə səbəb olur.
Uçot əməliyyatlarının mahiyyətindən asılı olaraq ilkin uçot sənədlərinə digər əlavə rekvizitlər daxil edilə bilər.
| “Mühasibat uçotu registrləri – ilkin uçot sənədlərindəki məlumatların mühasibat uçotunda, maliyyə, vergi və digər hesabatlarda əks etdirilməsi məqsədi ilə həmin məlumatların xronoloji ardıcıllıqla sistemləşdirilməsi və yığılması üçün nəzərdə tutulan sənədlərdir.” (“Mühasibat uçotu haqqında” AR Qanunu, maddə 2.1.12) |
Maliyyə hesabatları (mühasibat hesabatları) – təsərrüfat subyektinin hesabat tarixinə maliyyə vəziyyəti, onun fəaliyyətinin maliyyə nəticəsi və hesabat dövründəki pul vəsaitlərinin hərəkəti haqqında qanunvericiliklə müəyyən edilmiş tələblərə uyğun sistemləşdirilmiş məlumatlarıdır.
Maliyyə hesabatları müəssisənin mühasibatlığında toplanmış mühasibat uçotu sənədləri əsasında tərtib edilir.
