Kassa kitabının tərtibi və pul vəsaitlərinin saxlanması
Vergi ödəyicilərində kassa kitabı zəruridirmi?
Mühasibat uçotu subyektlərində kassa əməliyyatlarının qeydiyyatı üçün xəzinədar tərəfindən kassa kitabı aparılır. Bu kitabda nağd pul vəsaitlərinin (istər milli, istər xarici valyuta) kassaya mədaxili və məxarici, habelə kassa əməliyyatları üzrə günün sonuna qalıqlar əks etdirilir.
Kassa kitabının tərtibi və saxlanmasına qanunvericilikdə konkret tələblər mövcuddur. Bu tələblər Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin “Vergi ödəyicilərində nağd pul vəsaitinin uçotu və kassa əməliyyatlarının aparılması qaydası”nın 4-cü bəndində şərh olunub.
Öncə onu qeyd edək ki, qanunun tələblərinə görə kassa kitabı mütləq fiziki formada olmalıdır, yəni hansısa elektron daşıyıcıda aparılmasın. Bəzən mühasiblər istifadə etdikləri mühasibat proqramı tərəfindən kassa əməliyyatlarının qeydiyyatını, bu yaxud digər formada, apardığını əsas gətirərək qanunun tələblərinə uyğun kağız daşıyıcılarda hazırlanmış kassa kitabı saxlamırlar. Bu nağd pulun uçotunun pozulması və pul vəsaitlərinin yayındırılması kimi qiymətləndirilə bilər. Pul vəsaitlərinin uçotu üzrə normativ sənədlərlə, habelə nağd vəsaitlərin yayındırılması zamanı üzləşə biləcəyiniz mümkün maliyyə sanksiyaları ilə “Kassa intizamına riayət olunmasına nəzarət” adlı yazıdan tanış ola bilərsiniz.
Kassa kitabı necə tərtib olunur?
Qaytanlanan kassa kitabının hər vərəqi iki hissədən ibarətdir. Hər iki hissəyə eyni nömrə verilir, ikinci hissə xəzinədarın hesabatı üçün nəzərdə tutulub. Nağd pul vəsaitlərinin hərəkətinin uçotu ilə bağlı qanun pozuntularının, fırıldaqçılıq hallarının qarşısını almaq məqsədi ilə kassa kitabının səhifələri sayılır, rəhbər, baş mühasib (yaxud onların əvəzinə digər səlahiyyətli şəxslər) tərəfindən imzalanıb möhürlənir və xəzinədara verilir.
Kassa kitab kompüter vasitəsiylə tərtib edilə bilməz, çünki, yuxarıda qeyd etdiyimiz kimi, mütləq fiziki formada olmalı, qeydlər mürəkkəbli, yaxud diyircəkli qələmlə yazılmalıdır. Kassa kitabı kassada saxlanılır. Xəzinədar özünə aid olan ikinci hissəni doldurduqdan sonra, hesabatı uyğun təsdiqedici sənədlərlə birgə baş mühasibə təhvil verməlidir.
Kassa mədaxil orderi olmadan xəzinəyə pul vəsaitlərinin qəbulu, kassa məxaric orderi olmadan isə pul vəsaitlərinin kassadan verilməsi, ödənilməsi qanunla qadağandır.
Bəzən olur ki, qeydlər aparılan zaman hər hansı texniki səhvlərə yol verilir. İş olan yerdə səhv labüd və qaçılmazdır. Lakin bu cür hallarda düzəliş edilirsə mütləq düzəlişlə bağlı qeyd də aparılmalıdır. Kitaba edilmiş hər hansı düzəlişlər, onun vərəqinin ləğv edilməsi rəhbərin, baş mühasibin imzasıyla təsdiqlənməlidir.
Kassa kitabının doldurulmasına nəzarəti kim edir?
Xəzinədar və baş mühasib tərəfindən hər gün nağd pul vəsaitləri ilə bağlı aşağıdakı kassa əməliyyatları aparılır:
Düzür, kassa əməliyyatlarını son icraçısı xəzinədardır, amma bütövlükdə nəzarət, habelə kassa kitabının doğru tərtib edilməsinə nəzarət baş mühasibin səlahiyyət və vəzifələrinə aiddir.
Baş mühasib bütün xəzinədarların kassirlər rəhbərliyin, baş mühasibin, habelə kassa sənədlərini imzalamaq hüququ olan digər şəxslərin, onları əvəz edən əvəz edənlərin (əgər varsa) imza nümunələri ilə mütləq formada təmin edilməsin təmkin etməlidir. Bir qayda olaraq xəzinədarlar müvafiq ştamplarla təmin edilirlər. Ştamplar “Qəbul edilib”, “Ödənilib” yaxud digər uyğun yazılarla, eləcə də, sadəcə şirkətin adı və kassa nömrəsinin göstərildiyi formalarda ola bilərlər.
Nağd pul vəsaitinin saxlanmasına kim cavabdehdir?
Xəzinədarlar qəbul etdikləri pul, habelə digər qiymətlilərin:
- iş vaxtları ərzində qorunub saxlanmasına;
- günün sonunda təhvil verilməsinə;
- habelə kassa sənədlərinin tamlığının qorunmasına cavabdehdirlər.
İş təcrübəsindən asılı olmayaraq yeni qəbul edilmiş xəzinədarlar kassa qovşağı, iş masaları, onlara təhkim edilmiş kompüterlə təmin edilməli, kassa kitabının aparılması, ən əsası, kassada iş qaydaları ilə tanış edilməlidirlər. Təcrübədə xəzinədarlarla tam maddi məsuliyyət haqqında müqavilə bağlanır. Çünki xəzinədarın iş birbaş pul, ona bərabər tutulan qiymətlilərlə bağlıdır, onun, belə demək olarsa, əlinin altında dövr edən pullara özünün orta aylıq əməkhaqqı miqdarında cavabdeh durması ağlabatan məsuliyyət deyildir. Qeyd etdiyimiz məqam dövlət təşkilatlarında xüsusiylə gözlənilir.
Xəzinədar heç bir halda öz vəzifələrini, həmçinin mühafizəsində olan qiymətliləri kənar şəxslərə həvalə etməməlidir.
Xəzinədarın səlahiyyətlərinin ötürülməsi necə aparılır?
Ezamiyyəyə göndərilmə zamanı, əmək qabiliyyətinin müvəqqəti itirilməsi, həmçinin bütün digər hallarda xəzinədarın əvəz edilməsi lazım gəldikdə əvəzçilik qaydasında çalışan işçi də:
- mütləq kassa işləriylə tanış edilməli;
- həmin vəzifəyə əmrlə keçirilməli;
- tam maddi məsuliyyət haqqında sazişə imza atmalıdır.
Təcrübədə bəzən mühasibin eyni zamanda kassir vəzifəsini də icra etdiyini görürük, lakin belə hal qanuna uyğun deyil.
Əgər şirkətdə kassir ştatı ümumiyyətlə yoxdursa, kimsə həmin vəzifələri mütləq icra etməlidir. Xəzinədar vəzifəsini icra edən şəxs nağd pul əməliyyatlarının aparılması, kassa kitabının tərtib edilməsi, kassa ilə bağlı digər qaydalarla tanış edilməli, onunla da tam maddi məsuliyyət müqaviləsinin imzalanmalıdır.
Qeyd etdiyimiz tam maddi məsuliyyət barədə sazişin imzalanması tələbində məqsəd təşkilat rəhbərliylə xəzinədarın əlbir olaraq pul vəsaitini uçotdan çıxarmasının qarşısını almaqdır.
