Layihə ərəb sözü olub, hər hansı sənədin, qərarın, prosesin əvvəlcədən yazılmış təxmini mətninin mənasını özündə ehtiva edir: Məsələn, qərar layihəsi, nizamnamə layihəsi, müqavilə layihəsi. Layihə başqa bir məna da daşıyır. Tikiləcək, qurulacaq, yaradılacaq bir şeyin əvvəlcədən düşünülüb hazırlanmış, işlənmiş proyekti də layihə adlanır. Məsələn, tikintinin layihəsi, körpünün layihəsi, diplom işinin layihəsi və s. Amma hər sahə üçün layihənin anlayışıda fərqlidir. Fərqli tipli layihələr vardır. Bunlar:
- Bir iş sisteminin idarə edilməsinin layihəsi;
- Bir məhsulun yaradılması layihəsi;
- Bir iş yerinin layihəsi;
- Şirkət (iş yeri) içərisində yeni bir bölmənin layihəsi.
Layihənin özünəməxsus xüsusiyyətləri var
- Hər layihə müəyyən vaxt və büdcə çərçivəsində olur və qabaqcıl texnologiyadan istifadə olunur.
- Layihələr hədəfə çatana qədər və bir dəfədən ibarət olur.
- Hər layihə insan, pul və məlumat üçlüyündən ibarətdir.
- Hər layihə sistemli təşkilatlanma tələb edir.
Layihələrin idarə edilməsi
Həqiqətən də şirkətlərin, iş yerlərinin müvəffəq olmalarında layihələrin düzgün şəkildə idarə olunmasının böyük rolu olduğu sübut olunmuşdur. Ümumiyyətlə layihələrin düzgün şəkildə idarəsinin müəssisəyə çox xeyri var ki, bunlar aşağıdakılardır:
- Daha effektiv inkişaf;
- Sərmayənin daha düzgün istifadəsi və daha düzgün idarəsi;
- Aşağı maya dəyəri amma yuxarı qazanc;
- Yüksək keyfiyyət və inam;
- Daha yaxşı sistemləşmə;
- Müştərilərə daha yaxşı xidmət.
Layihənin idarə olunması bəzi mövzuları tərkibində birləşdirir. Bu bir növ layihənin mərhələləridir. Bunlar:
- İşlərin planlanması;
- Təşkilatlanma;
- İdarə etmə;
- İşlərin yoxlanması.
Bir növ biznesin idarəsinə oxşarlığı var ama daha kiçik tipli və özünəməxsusluğu ilə seçilir.
Layihənin idarə edilməsi niyə vacibdir?
Biznesin hər bir layihəsinin daha səmərəli və effektiv şəkildə həyata keçirilməsinə kömək edən layihədə idarəetmənin əhəmiyyətini inkar etmək çətindir. Effektiv layihə idarəetməsinin üç əsas faydasını nəzərdən keçirək.
Vaxtınıza və pulunuza qənaət edin
Layihənin yaxşı təşkili ehtiyatlı planlaşdırma və resursların bölüşdürülməsini nəzərdə tutur. Layihə menecerləri layihə tələblərini qiymətləndirir, lazımi resursları müəyyənləşdirir və onları səmərəli şəkildə bölüşdürür. Layihə menecerləri resurs ehtiyaclarını dəqiq hesablayaraq və həddən artıq bölüşdürülmə və ya tam istifadədən qaçaraq, resurs istifadəsini optimallaşdırır, lazımsız xərcləri azaldır və vaxta qənaət edir.
Əməkdaşlıq və Ünsiyyəti Təkmilləşdirin
Layihə menecerləri komanda üzvlərinə aydın rol və məsuliyyətləri müəyyənləşdirir və çatdırır. Hər bir fərd öz xüsusi vəzifələrini, nəticələrini və hesabatlılıq sahələrini başa düşür. Bu aydınlıq çaşqınlığı və üst-üstə düşmələri minimuma endirərək, komanda üzvlərinə rahat bir şəkildə işləməyə imkan verir.
Risklərin və Problemlərin Azaldılması
Layihələr təbii olaraq riskləri və qeyri-müəyyənlikləri ehtiva edir ki, bunlar idarə olunmazsa, əhəmiyyətli problemlərə və ya hətta uğursuzluğa səbəb ola bilər. Yaxşı layihə idarəçiliyi risklərin müəyyənləşdirilməsi, qiymətləndirilməsi və təsirin azaldılması strategiyalarını vurğulayır. Layihə menecerləri potensial problemləri həll etməklə onların təsirini minimuma endirə və layihələrin yolda qalmasını, hətta arzu olunan son tarixdən əvvəl tamamlanmasını təmin edə bilərlər.
Layihə İdarəetməsinin Əsas Mərhələləri Hansılardır?
Layihələrin idarə edilməsi 2 mərhələni əhatə edir: layihənin planlaşdırılması və layihəyə nəzarət. Burada hər mərhələnin təfərrüatları var.
Layihənin Planlaşdırılması
Layihənin planlaşdırılması bütün layihə fəaliyyətlərinə ardıcıllıq və vaxt ayırma prosesinə aiddir. Bu mərhələdə menecerlər hər bir fəaliyyətin nə qədər vaxt aparacağına qərar verir və istehsalın hər bir mərhələsində lazım olan resursları hesablayır. Layihənin planlaşdırılmasının məqsədləri aşağıdakı kimi ümumiləşdirilə bilər:
- Hər bir fəaliyyətin başqalarına və bütün layihəyə münasibətini göstərmək;
- Fəaliyyətlər arasında məntiqi ardıcıllığın və əlaqənin müəyyən edilməsi;
- Hər bir fəaliyyət üçün real vaxt və xərc smetalarının yaradılmasına köməklik etmək;
- Kritik darboğazları müəyyən etməklə insanların, pulların və maddi resursların optimal şəkildə istifadə edilməsini təmin etmək.
Məşhur layihə planlaşdırma yanaşmalarından biri Gantt chartıdır. Gantt diaqramları menecerlərə aşağıdakılardan əmin olmaqda kömək etmək məqsədi daşıyan aşağı qiymətli üsullardır:
- Fəaliyyətlər planlaşdırılır;
- İcra sırası sənədləşdirilir;
- Fəaliyyət vaxtı təxminləri qeyd olunur;
- Ümumi layihə vaxtı işlənib hazırlanır.
Layihəyə nəzarət
Layihəyə nəzarət resursların, xərclərin, keyfiyyətin və büdcələrin yaxından idarə olunmasını təsvir edir. Layihələrə nəzarət etmək çətin ola bilər. Bütün layihələr əvvəlcə yaxşı müəyyən edilmir, bəziləri pis təyin oluna bilər.
Nəzarətdə, deyilən bir termin var Şəlalə metodologiyası. Bu, layihənin addım-addım şəkildə diqqət mərkəzində olduğu və hər bir mərhələnin növbəti mərhələyə keçməzdən əvvəl tamamlandığı ardıcıl yanaşmanı əhatə edir. Layihə meneceri və komandası əvvəlcədən müəyyən edilmiş ardıcıllıqla hər dəfə bir mərhələnin planlaşdırılmasına və icrasına diqqət yetirir.
