Mühasibatlıqda işləri necə qaydaya salmalı?
Kiçik biznes – bu, yalnız reklam, satışlar, müştərilərlə ünsiyyət deyildir. Bu həm də kiminsə məşğul olmalı olduğu “darıxdırıcı” mühasibatlıqdır. Onu kimə həvalə etməli? Ən ehtimal edilən cavab – təbii ki, mühasibə. Əgər o, yaxşı mütəxəssis olarsa, hesabatlar vaxtında formalaşacaq, uçot informativ olacaq, vergi və digər nəzarətçilərdə isə bizneslə bağlı sual qalmayacaq.
Lakin mühasibə pul ödəmək lazımdır. Hansı ki, ilk dövrdə kiçik biznesdə həmin vəsaitlər olmaya bilər. Məhz, bu səbəbdən öz layihələrinə başlayan kiçik biznes sahibləri mühasibatlığın özləri tərəfindən aparılmasına üstünlük verirlər. Bu təqdirəlayiqdir: rəqəmlərə çevrilən öz biznesinizi daxildən öyrənib, dərk etmək, həqiqətən faydalıdır. Amma belə bir təcrübədə elementar biliklərin çatışmazlığı səbəbindən səhvlər ehtimalı çoxdur. Əgər həmin səhvlərdən vaxtında can qurtarmasanız, onlar sizin ən perspektivli biznes-ideyalarınızı belə batıra bilər. Digər tərəfdən, mühasibatlıqda yaradılan hərc-mərclik də eyni şeyə gətirib çıxara bilər.
Uçotun vəziyyətini necə dəyəndirməli və xaosa necə yol verməməli? Müntəzəm olaraq dövri (hər həftə, ən yaxşısı işin yekununda gündəlik olaraq) ekspress-yoxlama keçirməli. Bunu öz gücünüzlə də edə bilərsiniz. Nəyi yoxlamaq lazımdır?
Geniş yayılmış mühasibatlıq səhvləri
Kiçik sahibkarlıq və mikrobiznes uçotunda ən geniş yayılmış səhvlərin siyahısı:
- yoxlanılmamış 2-3 və daha çox sənəd;
- ödənilməmiş vergilər;
- ekvayrinq vasitəsilə əməliyyatların tərtibi zamanı problemlər;
- kassada mənfi pul qalığı;
- anbarda qalıqlar üzrə yanlış məlumatlar.
Sənədlər
Təcrübədə ən çox problemlər sənəd dövriyyəsinə xidmət zamanı ortaya çıxır. Buna ən çox diqqət ayırmaq lazımdır. Yalnız müəyyən bir tarixdə edilməli olan müxabirləşmə faktını yoxlamaqla kifayətlənmək olmaz.
Müxabirləşməni yerinə yetirməmək elə də dəhşətli bir şey deyil, ən əsası onu düzgün etməkdir.
Müqavilələri və ödənişləri səhv salmaq, məsələn, formalar, şablonlar, bankda öz hesab nömrələriniz (sənədlər üzrə əməliyyat bir hesaba keçməlidir, amma, faktiki olaraq vəsait tamamilə fərqli hesaba köçürülüb).
Yanlış müxabirləşmələrə görə hər şey – qalıqların hesablanmasından tutmuş, yoxlama aktlarına qədər “üzə çıxacaq”. Əgər səhvlər bir neçədirsə, satışlar isə çox aktiv gedirsə, belədə bir neçə gündən sonra bütün səhvləri tapmaq çox çətin olacaq.
Ekvayrinq
Ekvayrinq vasitəsilə (nağdsız ödənişlər) daxil olan vəsaitlərin uçotu hələ də çox vaxt düzgün həyata keçirilmir. Baxmayaraq ki, burada alqoritm çox sadədir:
- müştəri terminal vasitəsilə kartla ödəniş edir;
- vəsaitlər satıcının hesablaşma hesabına bank tərəfindən əməliyyatların aparılması sürətindən asılı olaraq 1-3 gün ərzində daxil olur;
- pullar daxil olduqdan sonra nağdsız hesablaşma kimi sənədləşdirilir.
Sanki anlaşılmayan bir şey yoxdur. Lakin ilk baxışdan bu belə görünür. Əslində bir çoxları kartla hesablaşmalardan daxil olan pulları onların hesaba daxil olduğu gündə nağd daxilolma kimi qeydə alır (çünki nağd pullar bankın kassasına onun alındığı gün təhvil verilir) və ya ümumiyyətlə, banka daxilolma mənbəyi (müştəri) kimi göstərilir. Çox vaxt bu elə bir qarmaqarışıqlığa gətirib çıxarır ki, onu yalnız mütəxəssis çözə bilir.
Nağd pulların müxabirləşməsi
Nağd vəsaitlərin uçotu çox sadədir. Burada daxilolmanın tarixi və ya mənbəyi ilə bağlı qarışıqlıq yoxdur, lakin onların nəzərə alındığı maddənin seçilməsi ilə bağlı çətinliklər olur. Çox vaxt sahibkar bilməyərəkdən onları digər daxilolmalar kimi qeydə alır.
Vergi orqanları belə səhvlərə görə ciddi cəzalandıra bilər. Onun sərtliyinin səbəbi aydındır: əgər nağd pulları digər daxilolma mənbəyi hesab etsək, mənfəət vergisinin hesablanması səhv olacaq. Eyni şey sadələşdirilmiş vergi sistemi üzərindən işləyən yığımlara da aiddir.
Ən çox səhvlər nə zaman yaranır?
Müvafiq peşəkar hazırlığa malik mühasibdən ötrü sadalanan problemlər yeni başlayanlar üçün səhvlərin əlifbasıdır. Uçotu aparmağı daha tez öyrənməkdən ötrü sahibkar bu məqamlara diqqət yetirməlidir və mühasibatlığı frilanserlərə, autsorsinqə verərkən çox ehtiyatlı olmalıdır. Təcrübə göstərir ki, məhz, onların “yüngül əli” ilə bu cür kazuslar ortaya çıxır.
Mühasibatlıqda işləri necə qaydaya salmalı?
Fəaliyyət qaydası sadədir, günün sonunda bəndlər üzrə bunları yoxlamaq lazımdır:
- müxabirləşmələrin yerinə yetirilməsi;
- hesaba daxilolmalar və onların əks olunmasının düzgünlüyü;
- düzgün seçilmiş şablon üzrə formaların (verhi orqanına, müştəriyə) göndərilməsi;
- qalıqlar (kassa və ya anbar üzrə mənfi qalıqlara yol vermək olmaz);
- daxilolma mənbələrinin düzgün seçimi.
Zamanla belə bir ekspress-nəzarət sahibkarın 20 dəqiqdən çox vaxtını aparmayacaq və hər ayın sonunda çox saatlar davam edən auditdən onu xilas edəcək.
Hansı hallarda ekspress-nəzarət hökmən aparılmalıdır?
Normal iş zamanı biznesin yüklənməsindən asılı olaraq, ekspress-yoxlamaların gündəlik, eləcə də həftəlik və ya aylıq aparılması tələb oluna bilər. Bəzi hallarda, şirkət sadələşdirilmiş vergi sistemində işlədikdə və artıq uçot prosesini qaydaya saldıqda, belə nəzarət, ümumiyyətlə, lazım gəlmir.
Lakin hətta bu kiməsə müntəzəm olaraq lazım deyilsə belə, onu bir dəfəlik əsasda hökmən keçirmək lazımdır, əgər:
- biznesin genişləndirilməsi planlaşdırılırsa;
- sahibkar, bütün hallarda, mühasibin işini mütəxəssisə təhvil verərək, öz vaxtını bu işlərdən azad etmək niyyətindədirsə (əgər cəlb edilən şəxs həqiqətən yaxşı mütəxəssisdirsə, o özü də işə başlamazdan əvvəl belə mini-auditin keçirilməsini təklif edəcək, çünki heç kim bir başqasının nöqsanlarına görə məsuliyyəti öz üzərinə götürmək istəmir);
- şirkətdə mühasib dəyişəcəksə və ya mühasibatlıq autsorsinqə verilirsə (bir əməkdaşı ştatdan azad etməzdən əvvəl, onun məsuliyyət sahəsini hansı vəziyyətdə tərk etdiyini yoxlamaq faydalıdır);
- ekvayrinqə qoşulma planlaşdırılırsa.
