İş vaxtının uçotu necə aparılır

İş vaxtına nəzarətin zəruriliyi

Hər bir işəgötürən üçün əmək kollektivinin səmərəli işləməsi önəmlidir. İşçiyə əməkhaqqı və digər ödənişlərin hesablanması iş vaxtının rejimindən və iş vaxtının uçotu formasından asılıdır. Uçotun  tənzimlənməsi Azərbaycan Respublikasının Əmək Məcəlləsinin normaları əsasında aparılır, bu zaman standart tabel cədvəllərlə yanaşı, xüsusi proqramlar istifadə edən müasir metodlar da tətbiq edilə bilər.

Sizə təqdim edilən bu məqalə iş vaxtının uçotu, onun əsas növləri və metodlarına həsr olunub. Eyni zamanda əlavə edilmiş aşağıdakı keçidlərdə uçotun bəzi aspektləri şərh edilib:

Distant və məsafədən çalışan əməkdaşların iş vaxtının uçotu

Normalaşdırılmamış iş günündə çalışanların iş vaxtının uçotu

Şirkətlərin işlərinin “Bitriks24”də təşkili

Müasir dünyada zaman ən vacib resursa çevrilir və ondan səmərəsiz istifadə istənilən bir müəssisənin fəaliyyətinə mənfi təsir göstərə bilər. Məhz bu iş vaxtına nəzarəti zəruri edir.

Qanun iş vaxtı dedikdə nəyi nəzərdə tutur?

Əmək qanunvericiliyinə görə iş vaxtı:

• işçinin vəzifə təlimatlarına uyğun olaraq əmək funksiyalarını yerinə yetirməyə həsr etdiyi vaxtdır.
• dəqiq müddəti daxili əmək qaydaları, əmək müqaviləsinin şərtləri əsasında müəyyən edilir;

İş vaxtının uçotu saatlarla aparılır, sonradan əməkhaqqının hesablanması üçün istifadə olunur.

Nəzarət üçün işin formasının əhəmiyyəti yoxdur, məsələn, həm adi, həm də növbəli yaxud  məsafədən iş zamanı iş vaxtının uçotu eyni qaydada aparılır və hər bir halda rəsmiləşdirilməlidir.

Məcəllədən başqa AR Ə Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyi tərəfindən hazırlanmış istehsalat təqviminə də diqqət etmək lazımdır.

İş vaxtının uçotu nə üçün vacibdir?

Birincisi, bunu əmək qanunvericiliyi tələb edir.

Həm də, bu formallıq kimi görünsə də, işəgötürəni xoşagəlməz hallardan qoruya bilər. Məsələn, əməkdaşla məhkəmə çəkişməsi zamanı tabel cədvəli bir zərurət halına gələ bilər.

İkincisi, yaxşı qurulmuş nəzarət sistemi işinə səhlənkar yanaşan və öz işini vicdanla yerinə yetirən əməkdaşları aşkara çıxarmağa imkan yaradır ki, nəticədə birinciləri cəzalandırmaq, ikinciləri isə mükafatlandırmaq mümkün olur.

Üçüncüsü, iş vaxtının uçotu intizamı dəstəkləməyə kömək edir, itkilərə gətirib çıxaracaq vəziyyətlərin yaranma ehtimalını azaldır.

Dördüncüsü, işçilərin fəaliyyətinə nəzarət ümumi təhlükəsizlik, habelə informasiya təhlükəsizliyi səviyyəsini artıra bilər. Bu isə öz növbəsində müəssisənin inkişaf səviyyəsinə təsir edir.

İş vaxtının uçotunun aparılması qaydası

İşçilər üçün iş rejiminin müəyyən edilməsi və iş vaxtının uçotunun aparılması işəgötürənin birbaşa öhdəliyidir. Buna görə də nəticəyə görə məsuliyyət direktorun (rəhbərin) üzərinə düşür. Lakin əksər hallarda bu iş daha kiçik vəzifəli işçilərə ötürülür. Müəssisədə iş rejimi aşağıdakı amillər nəzərə alınmaqla müstəqil seçilir:

• istehsal fəaliyyəti;
• əmək prosesinin xüsusiyyətləri;
• iş vaxtı normaları;
• əmək şəraiti;
• digər amillər.

Bu məqsədlə müəssisə və təşkilatlarda  iş vaxtını müəyyən edən hüquqi tənzimləmə hazırlanır. Proses zamanı işəgötürən işçinin faktiki işlədiyi iş vaxtının, o cümlədən əlavə iş saatlarının, gecə, istirahət, bayram günlərində işlənmiş vaxtın uçotunu aparılır. Həmçinin, iş vaxtı cədvəlində iş vaxtından başqa, işlənməmiş müddət (müvəqqəti əlillik, bütün növ məzuniyyətlər, fasilələr, işdən çıxma və s.) haqqında məlumatlar olmalıdır.

İş vaxtının uçotunun aparılması forması və qaydası işəgötürən tərəfindən müəyyən olunur və onun əmri (sərəncamı) ilə təsdiq edilir. İş vaxtının bütün nüansları, xüsusən qısaldılmış iş saatları, iş həftəsinin uzunluğu və növbələr sənədləşdirilməlidir.

Uçotun aparılmasına məsul işçilər ay ərzində tabelləri aparır, hesabat dövrünün sonunda bağlayır və mühasibatlığa təhvil verirlər.

Uçotun aparılması üsulları

“Excel” yaxud “Google” cədvəlləri ucuz və sadədir, amma yalnız kiçik şirkətlər üçün yarayır, avtomatlaşdırma çətindir, müəssisədə vəziyyəti əks etdirmir.

Mühasibat proqramları mühasibat və HR xidmətləri (kadr bölmələri) üçün uyğundur. Hazır cədvəllər formalaşır, xidməti sənədləri əlavə etmək imkanı var. Mənfi cəhətlərinə iş vaxtının nə dərəcədə səmərəli istifadə edildiyin izləməyin mümkünsüzlüyünü nümunə göstərmək olar.

Videomüşahidə sistemi əməkdaşın iş yerində olduğu vaxtı qeydə alır, işçinin nə ilə məşğul olduğunu aydınlaşdırmağa kömək edir. Amma, mənfi cəhəti yalnız ofis işçiləri üzərində nəzarəti təmin etməsi, mühasibat sistemləri ilə inteqrasiya problemidir.

Avtomatik izləmə proqramları həyata keçirilən bütün hərəkətləri izləməyə imkan verir. Amma yazılı razılıq tələb olunur.

CRM sistemləri sərf olunan vaxtın keyfiyyətini təhlil etməyə kömək edir, avtomatik olaraq işin başlanma və bitmə vaxtının qeydiyyatını aparmaq, digər proqramlarla inteqrasiya imkanları var. Mənfiləri sazlanma zərurətidir.

Tabeldən hansı məqsədlə istifadə edilir?

İş vaxtının uçotunun aparılması əməkhaqqının hesablanması, kadr xərclərinin sənədləşdirilməsi, iş, istirahət vaxtlarının bölüşdürülməsi üçün əsas hesab olunur və o, yalnız işçinin iş yerində olması faktına yönəldilir. Uçot qaydaları nə əməyin məhsuldarlığı və effektivliyi, nə də onun dəyəri barədə mühakimə yürütməyə imkan vermir.

Beləliklə, iş vaxtının uçotu aşağıdakı məqsədlər üçün təşkil edilir:

• işçinin işə vaxtında gəlib-getməsinə nəzarət, gecikmə və ya işə gəlməmə hallarının müəyyən edilməsi;
• işçi heyətin iş vaxtı ərzində iş yerində olmasına, faktiki işlənmiş iş saatlarına nəzarət etmək;
• faktiki işlənmiş vaxtın, fasilələrin, xəstəliyin, məzuniyyətlərin və iş vaxtından istifadənin digər formalarının uçotu;
• işdən çıxma hallarının qeydiyyatı.

İş vaxtının normaları

Uçot zamanı əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş normalara əsaslanaraq aparılır. Əmək Məcəlləsinin 89-cu maddəsinə əsasən gündəlik normal iş vaxtının müddəti səkkiz saatdan, həftəlik normal iş vaxtının müddəti 40 saatdan artıq müəyyən edilə bilməz. Bəzi hallarda natamam iş vaxtı da tətbiq edilə bilər. “Tam iş və natamam iş vaxtı” adlı məqaləmizdə bu haqda daha ətraflı məlumat verilib.

İstehsalat prosesinin tələb etdiyi hallarda iş vaxtının cəmlənmiş uçotu qaydasından istifadə edilə bilər. Belə bir rejim rəhbərliyin sərəncamı ilə müəyyən edilir. Metodun mahiyyəti ondan ibarətdir ki, iş saatları hər növbə üçün hesablanır. Seçilmiş dövrün (aylıq, rüblük, illik) nəticələrinə əsasən işlənmiş saatların ümumi sayı müəyyən edilir.

Aylıq əməkhaqqı sabit tariflə hesablanır. İş vaxtından artıq işlənmiş saatlar hesabat dövrünün nəticələrinə əsasən müəyyən edilir və ödənilir.