Mühasibat uçotu məlumatları biznesin idarə edilməsində əhəmiyyətli rola malikdir. Uçot məlumatlarının maraqlı tərəfləri müxtəlifdir. Bu məqalədə onlar haqqında danışacağıq.
Uçot qeydlərinin aparılmasının əhəmiyyəti nədir?
Uçot qeydlərinin aparılması, mühasibat uçotu məlumatları, onların maraqlı tərəflər üçün əhəmiyyətini daha yaxşı anlamaq üçün bir nümunəyə baxaq. Fərid və Fəridənin kiçik ailə biznesi var. Fərid müxtəlif təchizatçılardan – topdansatış müəssisələri, fərdi sexlər və digər dükanlardan müxtəlif növ şirniyyat alır. Fəridə isə onları münasib qiymətə dükanda satır. Fərid şəxsi istehlak məqsədi ilə – çay süfrəsi arxasında istifadə etmək üçün dükandan şirniyyat götürür. Fəridə isə evdə – stolun üstündə müxtəlif şirniyyatların olmasını sevir, yaxın saydığı insanlara isə onları daha aşağı qiymətlərlə satır.
Dükanın yaxınlığında fəaliyyət göstərən 2 kafe və 3 çay evi onların daimi və əsas müştəriləridir.
Onlar fəaliyyətləri üzrə uyğun hesabatları vermək üçün ailə dostunun yardımından yararlanırlar. O, əsas müştərilərin təqdim etdikləri sənədlər üzrə hesabatları hazırlayır. Amma bu zaman bütün əməliyyatlar üzrə qeydlər aparılmır. Bu cür hesabatlıq və günün sonunda kassada müəyyən məbləğdə pul vəsaitlərinin qalması Fərid və Fəridəni qane edir.
İlin sonunda dükanın təchizatı üçün aldıqları malların qiyməti kəskin artır. İl ərzində apardıqları qiymət siyasəti onlara satış qiymətini topdansatış qiymətlərinə uyğun qaldırmağa imkan vermir – bu, bir çox müştərilərin itirilməsinə səbəb olacaq. Problemin həlli üçün 2 variant mövcuddur:
- Ötən dövrü təhlil etmək və biznesə fərqli yanaşma ortaya qoymaq;
- Əgər gəlirliliyi təmin etmək olmasa, onda dükanı satmaq. Tanışlardan dükanı almaq istəyən var, amma o, ötən dövrdə nə qədər mənfəət əldə edildiyin bilmək istəyir.
Hər iki variant ötən dövrü əhatə edən bütün xərc və gəlirlər haqqında məlumatın mövcudluğunu tələb edir. Bunu isə onlar edə bilməyəcək, çünki:
- il ərzində aparılan alqı-satqı əməliyyatları, xərclər və digərləri tam qeydə alınmayıb;
- 5 əsas müştəri üzrə aparılan satışlar və topdansatış təchizatçılarında alışı qeyd etsələr də, digər fərdi müştəri və təchizatçılar üzrə məlumatlar yoxdur;
- şirniyyatı evə aparır və ondan dostlar ilə birgə istifadə edirdilər; beləliklə, onların alışına xərc çəkilir, gəlir isə yox idi. Onlar ailə biznesinə fərdi müəssisə kimi yanaşmır və uyğun qeydlər etmirdilər.
Nəticədə, problemlərlə üzləşiblər və təcili qərar qəbul etməlidirlər. Təcili qərar qəbul etmək üçün müəyyən məlumatlar lazımdır. Fəaliyyətləri barədə məlumat çatışmazlığından yaranan hazırkı vəziyyətdə təcili qərar qəbul etmək çətindir, bu isə müəyyən itkilər deməkdir. Belə ki, onlar müəssisəni sataraq qazanc əldə etmək, yaxud biznesi daha da inkişaf etdirərək əldə saxlama imkanından məhrum ola bilərlər.
Mühasibat uçotu məlumatları hansı mənbələrdən formalaşır?
Mühasibat müxtəlif təsərrüfat əməliyyatlarının fasiləsiz uçotu vasitəsilə müəssisənin əmlakı, öhdəlikləri, habelə onların hərəkəti haqqında məlumatların toplanması, təsbiti və sistemləşdirilməsi sistemidir.
Mühasibat uçotunun aparılması prosesində müvafiq təsərrüfat əməliyyatlarını, habelə onların nəticələrini əks etdirən sənədlər toplusu formalaşır.
Sənədləri formalaşma mənbələrinə görə 2 qrupa ayırmaq mümkündür:
- mühasibat uçotu məlumatlarının mənbələri;
- maliyyə hesabatlarına aid edilən sənədlər.
Birinci qrupa aşağıdakılar aiddir:
- ilkin sənədlər;
- uçot registrləri.
İlkin sənədlər müəssisənin təsərrüfat fəaliyyətində baş verən bütün faktları (məsələn, malların tədarükü, satışı, xidmətlərin göstərilməsi, alışı) özündə əks etdirir. İlkin sənədlərin çeşidi genişdir, tətbiqi normativ aktlarla tənzimlənir.
Uçot registrləri ilkin sənədlərinin məlumatlarını sistemli şəkildə təsvir etdirən mənbələrdir. Müəssisələrin mühasibat uçotunda registrlər də ən geniş diapazonda təmsil oluna bilər. Memorial order forması əsasında sintetik uçot aparan müəssisələrdə registrlərin tərkibi Maliyyə Nazirliyinin “Maliyyə Hesabatlarının Beynəlxalq Standartlarına, Kiçik və Orta Sahibkarlıq Subyektləri üçün Maliyyə Hesabatlarının Beynəlxalq Standartlarına və İctimai Sektor üçün Mühasibat Uçotunun Beynəlxalq Standartlarına uyğun olaraq memorial order forması əsasında sintetik uçotun aparılması Qaydası” ilə tənzimlənir.
Mühasibat hesabatları toplusu aşağıdakı sənədlər əsasında formalaşır:
- təşkilatın balans hesabatı;
- maliyyə nəticələri, kapitalda dəyişikliklər, pul vəsaitlərinin hərəkəti və s. haqqında hesabatlar.
Mühasibat uçotu məlumatları hansı məqsədlə toplanır?
Mühasibat uçotu məlumatları maraqlı şəxsləri müəssisənin fəaliyyəti haqqında dolğun və etibarlı məlumatlarla təmin edir. Həmçinin məlumatlar müəssisələrə:
- Azərbaycan Respublikası qanunvericiliyinə riayət olunmasına;
- əmlakın, öhdəliklərin mövcudluğuna, hərəkətinə;
- resurslardan səmərəli istifadəyə nəzarət imkanı yaradır.
Müvafiq məlumatlar istifadəçilərə mənfi tendensiyaların qarşısını almağa, maliyyə sabitliyinin daxili ehtiyatlarını aşkar etməyə kömək edə bilər.
Müəssisənin ətraf mühiti məlumat istifadəçilərinin tərkibinə, onların məqsədlərinə birbaşa təsir edir.
Maliyyə uçotu məlumatlarının istifadəçiləri, bir qayda olaraq, 2 qrupa bölünür:
- daxili;
- xarici (kənar).
Mühasibat uçotu məlumatlarının daxili istifadəçilərinə şirkətin inzibati heyətini, şöbə müdirləri, menecerləri, işçiləri və s. aid etmək olar.
Mühasibat uçotu məlumatlarına kənar istifadəçilərin marağının məqsədi müəssisənin maliyyə vəziyyətini qiymətləndirmək, təhlil etməkdir. Şirkətin mühasibat sənədlərinin kənar istifadəçilərinin təhlilinə əsaslanan nəticələr, maraqlı tərəflərin böyük bir auditoriyası üçün qərar qəbulu prosesində əhəmiyyətli ola bilər.
Eyni zamanda, həm daxili, həm də xarici istifadəçilər arasında:
- birbaşa maliyyə marağı olan;
- dolayı maliyyə marağı olan;
- maliyyə marağı olmayan istifadəçilər fərqlənir.
Təsisçilər, iştirakçılar, kreditorlar və investorlar birbaşa maliyyə marağı olan, vergi orqanları, digər kontragentlər dolayı marağı olan, statistika orqanları yaxud qiymətləndiricilər maliyyə marağı olmayan istifadəçilərdir.
Uçot məlumatlarının dəyər meyarları hansılardır?
Mühasibat uçotu məlumatlarının dəyəri onun qərarların qəbuluna təsir imkanlarına görə qiymətləndirilə bilər. Məlumatlar aşağıdakı qiymət meyarlarına cavab verməlidir:
- operativlik – məlumatın qəbulu vaxtında baş verməlidir, əks halda öz aktuallığını itirir, müəssisənin real vəziyyətinə uyğun gəlmir;
- proqnozlaşdırılan – məlumat müəssisənin inkişaf tendensiyalarını izah edir, gələcək fəaliyyətin proqnozlaşdırılması üçün əsas rolunu oynayır;
- məlumat mənbəyi ilə əks-əlaqə – amil operativ idarəetmə qərarlarının həyata keçirilməsin təmin edir;
- etibarlılıq – istifadəçilərə tam, obyektiv, doğru məlumat lazımdır. Fəaliyyət faktlarını yoxlamağa və təsdiq etməyə imkan verən şəffaf məlumatlar etibarlı hesab olunur.
Maliyyə hesabatlarında açıqlanan məlumatların şərh edilməsi asan olmalıdır. Aşağıdakı cədvəldə istifadəçi qruplarına maraqlı məlumatlara nümunələr verilib.
Mühasibat uçotu məlumatları maliyyə marağı olan şəxslərə tələb olunduqda təqdim edilir. Sorğu edilən məlumatlar dövlət orqanlarının müəyyən etdiyi yaxud sorğu edən qurumların (məsələn, kredit təşkilatı, sığorta müəssisəsi) blank formasında hazırlanır. Kreditlər, subsidiyalar yaxud qrantlar almaq imkanı verilən məlumatın tamlığı və etibarlılığından asılıdır.
