Nə vaxtsa uçot işinin yeganə üsulu olan inventarizasiya – işin mövcud durumunu yaxud mühasibat məlumatları ilə işlərin faktiki vəziyyəti arasında uyğunluq imkanı yaratmaq üsuludur. Mühasibatlıqda inventarlaşdırmanı adətən əşyaların sayılması və yenidən ölçülməsi ilə əlaqələndirirlər. Amma hər şey heç də ilk baxışda göründüyü kimi sadə deyil.
Nədən başlamalı?
İnventarizasiyada əsas məqsəd mülkiyyətçinin müəyyən əmlaka hüquqlarını təsdiqləmək üçün lazımdır. Bəs onu kim, nə vaxt, hansı tezliklə apara bilər? Təbii ki, ilk növbədə mülkiyyətçi, istədiyi vaxtda və istədiyi qədər. Amma mülkiyyətçi öz hüquqlarını könüllü sürətdə məhdudlaşdıra bilər – onun menecerlərlə (inzibatçılarla, anbardarlarla, xəzinədarlarla) bağladığı maddi məsuliyyət haqqında müqavilədə inventarizasiyanın keçirilmə tezliyi nəzərdə tutula bilər.
Mülkiyyətçi inventarlaşdırmanı:
- şəxsən özü həyata keçirə bilər, yaxud;
- komissiya təyin edə bilər (bir qayda olaraq belə də edir).
İri müəssisələrdə inventarlaşdırma aparılması təşəbbüsü mülkiyyətçinin öz hüquqlarını ötürdüyü rəhbərliyə məxsusdur. Rəhbərlik bunu mühasibatlıq xidmətinin köməyi, digər struktur vahidlərini cəlb etməklə ilə həyata keçirir. İnventarizasiya komissiyası yaradılarkən maddi məsul şəxslərin komissiyalarının tərkibinə daxil edilməsinə müxtəlif dövrlərdə iki yanaşma mövcud olub.
Birinci yanaşmada maddi məsul şəxslər bu komissiyaların tərkibinə daxil edilir və bunu onunla əsasandırırdılar ki, onlar inzibati işçilərlə birgə həqiqi vəziyyəti müəyyən etmək üçün eyni məqsəd güdürlər. Bu, xüsusilə, bitməmiş istehsalın inventarizasiyası kontekstində xüsusilə vacibdir. Bu yanaşma pərakəndə ticarət müəssisələrində daha çox tətbiq olunur. Belə ki, mühasibatlıqda 250 saylı “Mallar” hesabında uçot həm alış (hesabın debeti üzrə), həm də satış (hesabın krediti üzrə) qiymətləri üzrə aparıldığından, alış qiymətləri ilə malların qalığı maliyyə nəticəsini müəyyən etməyə imkan verir.
İkinci yanaşmaya görə inventarlaşdıram maddi məsul şəxslərin vəzifə öhdəlikərinin icrasını yoxlanması məqsədi ilə aparıldığı üçün, onları inventarizasiya komissiyanın tərkibinə daxil etməyə ehtiyac yoxdur (əgər söhbət yuxarıda qeyd edilən hallardan getmirsə).
Variantlar
İnventarizasiya aparılarkən iki variant mümkündür:
- qiymətlilərin mövcudluğu sadəcə qeyd edilir, sonra müəyyən edilmiş qalıqlar mühasibatlıqda mövcud uçotu məlumatları ilə yoxlanılır;
- yaxud, analitik hesab məlumatları (hesab qalıqları) qiymətlilərin faktiki mövcudluğu ilə təsdiqlənir.
Birinci halda inventarlaşdırma prosesi faktdan uçot məlumatlarına, ikinci halda mühasibat uçotu məlumatlarından faktiki məlumatlara doğru aparılır. İkinci yol onunla əsaslandırıla bilər ki, əgər mülkiyyətçi maddi məsul şəxsə X manat dəyərində müəyyən qiymətliləri təhkim edibsə, işçi onun hesabatını verməlidir. Amma təcrübə göstərir ki, yalnız birinci variantin tətbiqi düzgündür, çünki maddi məsul şəxsin bəzi qiymətlilər üzrə artıqlığı ola bilər və ikinci halın tətbiqi zamanı bu artıqlıq mədaxil edilməyəcək. Nəticədə hüquqi cəhətdən maddi məsul şəxsə məxsus olmayan qiymətlilərin uçotdan gizlədilməsi baş verəcəkdir.
İnventar siyahısı
İnventarizasiya prosesində ayrı-ayrı vərəqlərdə tərtib edilmiş cədvəllər hazırlanır, sütunlar üzrə nəticələr hər səhifə üzrə hesablanır ki, sonradan düzəliş olunmasın. Komissiyanın bütün üzvləri, o cümlədən maddi məsul şəxs hər vərəqi imzalayır. Ancaq praktikada çox vaxt son vərəq yekun nəticə aydınlaşana qədər imzalanmır. Belə ki, yoxlanılan şəxsin normal işləməsi halında həmişə çatışmazlıq olmalıdır, bu ilk növbədə, normallaşdırılmış təbii itkilərlə bağlı ola bilər. Artıqlıq çatışmazlıqdan daha pisdir, çünki bu, qiymətlilərin buraxılması zamanı çəkidə, hesablamada aldadılma deməkdir).
Audit və inventarlaşdırma
Auditor maliyyə hesabatlarının düzgünlüyünə dair rəy formalaşdırır. Bu inventarlaşma olmadan mümkün deyil. Eyni zamanda, auditorun inventarizasiya komissiyasının üzvü kimi iştirakı vacib deyil. Belə yanaşma auditoru müstəqil ekspert kimi yoxlanılan şirkətin işçilərin niyyətini qiymətləndirməyə imkan verir. Auditor inventarlaşdırmanın keyfiyyətini qiymətləndirir və yalnız bu ona hesabatın özünün etibarlılığını qiymətləndirməyə imkan verəcək.
Eyni zamanda, auditor qərəzsiz olmalı və yalnız vicdanının ona nə dediyinə diqqət etməlidir. Amma bu, çox vaxt müştərini narazı salır. Müştərilər onsuz da hesab edir ki, auditora pul ödəmək artıq xərcdir və müştərinin nöqteyi-nəzərindən auditor pis nəsə yazırsa, bu düzgün deyil. Amma əxlaq, minnət götürməyə ehtiyac olmadığı yerdə, özünü buna məcbur etməməkdədir.
İnventarizasiya Azərbaycan qanunvericiliyində
Mülkiyyət və təşkilati-hüquqi formasından asılı olmadan bütün mühasibat uçotu subyektləri olduğu yerdən aşlı olmayaraq aktiv və öhdəliklərinin inventarizasiyasını aparmalıdırlar. Bu proses Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Kollegiyasının 16.07.2013-cü il tarixli 17-Q saylı qərarı ilə təsdiq edilmiş bütün “Aktivlərin və öhdəliklərin inventarizasiyası qaydaları” ilə tənzimlənir.
Qaydaların 2.7 maddəsinə görə “İnventarizasiyanın aparılmasında əsas məqsəd mühasibat uçotu subyektində aktivlərin və öhdəliklərin faktiki mövcudluğunu aşkar etməkdən, onların mühasibat uçotu hesablarında düzgün əks etdirilməsini yoxlamaqdan ibarətdir.”
Qaydalara görə inventarlaşdırma könüllü yaxud məcburi aparıla bilər. Məcburi o vaxt aparılır ki:
- mühasibat uçotu subyektinin aktivləri satıldıqda, alındıqda, icarəyə və istifadəyə verildikdə;
- mühasibat uçotu subyektlərinin qanunvericiliyə uyğun yenidən təşkili, ləğvi zamanı;
- maddi-məsul şəxslərin məzuniyyətə çıxdıqda, dəyişildikdə;
- oğurluq, ya sui-istifadə halı, qiymətlilərin xarab olması faktı müəyyən edildikdə;
- təbii fəlakət və digər fövqəladə hallar zamanı;
- hüquq mühafizə orqanlarının qərar və göstərişi əsasında;
- aktiv və öhdəlikləri yenidən qiymətləndirildikdə;
- özəlləşdirmə zamanı;
- mülkiyyət forması, mülkiyyətçi dəyişdikdə.
Siyahı ilə daha ətraflı Qaydaların 2.8-ci maddəsində tanış olmaq olar.
Mühasibatlıqda əmlakın və öhdəliklərin inventarizasiyası haqqında buradan daha ətraflı məlumat olmaq mümkündür.
Yazıda professor Yaroslav Vasilyeviç Sokolovun “İnventarizasiyanı necə keçirməli?” məqaləsinin və AR MN Kollegiyasının “Aktivlərin və öhdəliklərin inventarizasiyası qaydaları”-nın materiallarından istifadə edilib.
